Qëllimi i proçedures së Mekanizmit të Ankesave është të pranojë ankesat dhe të sigurojë përgjigje të përshtatshme ndaj të gjitha ankesave nga palët e interesuara duke përfshirë popullsinë lokale të afektuar nga Projekti. Kompania do të manaxhojë dhe trajtojë të gjitha ankesat. Ata do të marrin, regjistrojnë, komunikojnë me departamentin përgjegjës dhe do të mbikqyrin përgjigjet për ankesat e palëve të interesuara. Voltalia ka krijuar një mekanizëm ankesash për të qenë të vetdijshëm dhe per t’iu përgjigjur shqetësimeve të palëve të interesuara dhe për të lehtësuar zgjidhjen për ankesat e bëra nga palët.

Mekanizmi i ankesave do të adresojë shqetësimet me përpikmëri dhe efektivitet, duke përdorur një proçes të kuptueshëm dhe transparent që është kulturalisht i përshtatshëm dhe lehtësisht i arritshëm për të gjitha segmentet e palëve të prekura, pa kosto dhe pa ndëshkim.

Mekanizmi përfshin një mekanizëm të pavarur dhe objektiv, i cili nuk do të pengojë aksesin në mjete juridike apo administrative.

Proçesi kërkon të ndiqen hapat në vazhdim :

• Identifikimi
• Regjistrimi dhe kategorizimi
• Pranimi
• Investigimi/përgjigjja
• Komunikimi i përgjigjes dhe kërkesa për komente nga pala e interesuar; dhe
• Mbyllja

Në mënyrë që të sigurohet që mekanizmi i ankesave është gjithëpërfshirës dhe kulturalisht i përshtatshëm, palët e interesuara kanë disa metoda komunikimi në dispozicion të tyre për të raportuar një ankesë.

Këto mund të jenë:

• Verbale: Ankesat verbale i drejtohen një eksperti dhe/ose një përfaqësuesi të kompanisë, i cili do të mbushë një formë ankese me të gjitha detajet e kërkuara dhe ta kalojë atë te Menaxheri i Ankesave; dhe
• Të shkruara: Palët e interesuara mund të dorëzojnë një ankesë duke mbushur një formë ankese e cila është në dispozicion në faqen e internetit të projektit dhe ta ngarkojnë atë pas plotësimit ose ata mund ta dorëzojnë shqetësimin e tyre me email në karavasta@voltalia.com
• Numër telefoni: 0684027034

Në këtë mënyrë është e rëndësishme të sigurohet që këto ankesa pranohen, investigohen dhe në një kohë të shkurtër të zgjidhen dhe të jetë në gjendje të zgjidhen të gjitha ankesat e hapura të komunitetit.